Beheer je samenwerking goed
Ik zou dit artikel willen beginnen met schokkende cijfers over gefrustreerde collega’s die “samenwerken” binnen een integrale gebiedsontwikkeling.
Maar die zijn er niet… Tenminste, ik kan ze niet vinden. Ik kan ze wel nagaan bij mezelf, vanuit mijn eigen ervaring in de rol waar ik nu in zit. Ik ben adviseur beheer bij 11 projecten. Een jaar geleden zou ik bij 8 van die 11 projecten het gevoel gehad hebben dat mijn collega’s van de afdeling beheer zich frustreerden over het verloop van de projecten. Dat is zo’n 70%. Ik vind dat best schokkend. Als ik zo kijk naar de samenwerking vandaag de dag, gaat dat bij 8 van de 11 projecten juist heel goed!
Ongehoord
De afdeling beheer heeft bij veel organisaties het gevoel geen stem te hebben binnen een integrale gebiedsontwikkeling. Het projectteam vergeet beheerders vaak aan te haken vanwege de toch al vele stakeholders en lange processen van projecten. Daardoor krijgen beheerders weinig kans om mee te denken over essentiële inrichtingsvormen.
Maar ze ontvangen wél straks een areaal waarvan zij de verantwoordelijkheid dragen het areaal veilig en schoon te houden. Niet voor even, maar voor de komende 40 tot 100 jaar.
Bij het knippen van het lintje ziet het areaal er piekfijn uit. Iedereen heeft hard zijn best gedaan en er is flink gestuurd op tijd en geld. De ambtelijk opdrachtgever en politiek heeft meer dan eens een grote rol gespeeld in de beslissingen. Meestal gedreven door de wens om “zo snel mogelijk resultaat”. Het projectteam is blij het eindresultaat te zien en verder te kunnen naar een volgende uitdaging.
Wat gaat er mis?
Alle goede bedoelingen ten spijt; er ligt bij ingebruikname een niet-functionele ruimte. Bewoners en bezoekers van het areaal hebben klachten over de openbare ruimte die vanaf moment 1 bij de gemeente terugkomen. Er komen bijvoorbeeld kleine aanrijdingen voor met verlichtingsmasten of paaltjes die niet logisch geplaatst zijn. Er heerst een (sociaal) onveilig gevoel door een slecht verlichte straat. Klachten ontstaan over rommelig en hoog gras. En de fruitdragende bomen op parkeerplaatsen waarvan het fruit stank of deukjes in auto’s veroorzaakt zijn niet gewenst.
Dat zijn dure ingrepen om te herstellen, maar hadden in het ontwerpproces gemakkelijk aangekaart kunnen worden. Processen van gebiedsontwikkeling verbeteren niet vanzelf. De frustratie binnen een gemeentelijke beheersorganisatie loopt op vanwege de herhalende gang van zaken. De projectplanning en het projectbudget zijn niet overschreden, maar er is ontzettend veel werk om kleine ingrepen en verbeteringen te doen. De gemeente moet buiten speldenprikjes aan werkzaamheden verrichten, terwijl men dacht dat het toch opgeleverd was. De faalkosten in een pas aangelegd gebied lopen op. Bewoners en bezoekers, daar waar de gemeente voor bestáát, zijn niet blij.
De samenwerking verbeteren
Een oproep aan de afdeling projectmanagement; laat het geluid van beheer horen op díe momenten in het maken van een project waar het van nut is. Daar waar het opbouwend is en op de momenten dat er nog invloed uit te oefenen valt op het functioneel inrichten van het areaal. Een project gaat van vage visie of wens, in stapjes steeds concreter naar resultaat buiten. De afdeling beheer aanhaken in stappen zoals het SO, DO of matenplan levert goed gesprek en fijne input op.
De adviseur beheer kan je daarbij helpen. Hij of zij vult de schakel tussen het projectteam en de afdeling beheer. 8 tot 12 beheersdisciplines worden teruggebracht naar 1 contactpersoon. Als afgevaardigde stuurt de adviseur beheer vanaf het ontwerpproces al op de functionaliteit van het areaal nadat het opgeleverd is. In eerste instantie vanuit beleid en een aantal vuistregels. Wanneer materie ingewikkelder wordt, of er samenspel ontstaat tussen 2 of meer beheersdisciplines, op faciliterend niveau om vanuit gesprek beslissingen te kunnen nemen.
Bijvoorbeeld over dat doorgangen richting een openbaar trapveldje niet breed genoeg zijn om een maaimachine door te laten. Of het 2 meter verplaatsen van een ontwerpvlek lichtmast omdat deze anders in de boom verdwijnt.
Beheer is een van de standaard stakeholders in je proces. Projectmanagers; haal het voordeel uit de kennis en ervaring van jullie afdeling beheer!
Meer weten? Dan kun je contact met mij opnemen via s.buchner@phbm.nl.
